Entgeltbescheinigungsverordnung

Entgeltbescheinigungsverordnun 2013 §108GewO

Seit 1. Juli 2013 gilt die Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsverordnung – EBV).

Entgeltbescheinigung

Der Begriff Entgeltbescheinigung bezeichnet die monatliche Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung für einen Arbeitnehmer.

Wer erhält eine Entgeltbescheinigung?

Wer erstellt eine Entgeltbescheinigung, und wie oft? Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Entgeltbescheinigung, also auf eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in Textform. Grundsätzlich wird die Bescheinigung für jeden Abrechnungszeitraum durch den Arbeitgeber erstellt. Arbeitgeber können auf die Weitergabe der monatlichen Entgeltbescheinigung verzichten, wenn sich seit der letzten Bescheinigung keine Änderung ergeben hat. Jede Änderung muss jedoch beschenigt werden, so dass der Arbeitnehmer nachvollziehbar lückenlose Nachweise seiner Entgelte erhält.

Mindestangaben einer Entgeltbescheinigung

Entgeltbescheinigungsverordnung 2013 §108GewO

Die Entgeltbescheinigungsverordnung schreibt verbindlich und bundesweit einheitlich die Mindestangaben der Entgeltbescheinigung vor. Zugleich wird geregelt, dass für die Beschäftigten die Entgeltbescheinigung in Textform im Sinne des § 126b BGB zu erstellen ist. Neben der klassischen Papierform kann die Information z.B. auch durch ein per E-Mail übermitteltes PDF-Dokument zur Verfügung gestellt werden.

Die vorgeschriebenen Inhalte teilen sich auf in die Grunddaten und die Entgeltbestandteile. Zu den Grunddaten gehören 

• Name und Anschrift des Arbeitgebers; 
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers; 
• Versicherungsnummer Datum des Beschäftigungsbeginns; 
• ggf. Datum des Beschäftigungsendes; 
• Abrechnungszeitraum und die Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage; 
• Steuerklasse, ggf. einschließlich des gewählten Faktors, Zahl der Kinderfreibeträge und Merkmale für den Kirchensteuerabzug sowie ggf. Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat 
• Steuer-Identifikationsnummer;
• Beitragsgruppenschlüssel zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag; 
• ggf. Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung; ggf. Merkmal für ein Beschäftigungsverhältnis in der; 
• ggf. Merkmal für eine Mehrfachbeschäftigung. 

In den Entgeltbestandteilen werden alle Werte festgehalten, die sich auf die Höhe des Brutto- oder des Nettoentgelts auswirken, also alle Bezüge, Abzüge usw. Darüber hinaus ist genau geregelt, welche Bezüge sich erhöhend, mindernd oder neutral auf das Bruttoentgelt auswirken. Ebenso ist ein Hinweis aufzunehmen, dass die Entgeltbescheinigung eine Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO. ist.

Nachweis gegenüber Dritten

Entgeltbescheinigungsverordnung 2013 §108GewO

Entgeltbescheinigungen, also Lohnabrechnungen oder Entgeltabrechnungen, die die EBV umsetzen, können als Nachweis bei Beantragung von Sozialleistungen vorgelegt werden. Allerdings sind die Sozialleistungsträger nicht verpflichtet Entgeltbescheinigungen nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO. anstelle von Entgeltnachweisen anzunehmen. 

Weitere Angaben in der Entgeltbescheinigung

Über die Mindestangaben hinausgehende freiwilligen Angaben des Arbeitgebers sind zulässig, dürfen jedoch vor Weitergabe durch den Arbeitnehmer unkenntlich gemacht, z.B. geschwärzt werden. Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer in geeigneter Weise darüber zu informieren, welche Angaben nicht weitergegeben werden müssen, da sie nicht unter die Vorgaben der Entgeltbescheinigungsverordnung fallen. Diese Angaben kann der Arbeitnehmer vor Weitergabe der Bescheinigung unkenntlich machen.

Angaben der Entgeltbescheinigung, die vor Weitergabe an Dritte geschwärzt werden dürfen

• Kirchensteuermerkmal (§ 2 Abs. 2 EBV),
•  Urlaubsbestände, Krankheitstage (Fehlzeiten und Gründe), 
• Pfändungsempfänger (nicht Pfändungsbetrag, da Auswirkung auf Auszahlungsbetrag), 
• Tarif-/Arbeitszeitmerkmale, 
• Bankverbindungen, 
• Anschrift/Ansprechpartner der abrechnenden Stelle, 
• Nachrichtliche Hinweise, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Abrechnung stehen (z. B. Hinweis auf Prüfung des Entgeltnachweises durch Arbeitnehmer und Verständigung des Arbeitgebers bei fehlerhaften Zahlungen, Information zum ELStAMDatenabruf etc.). 

Verordnung zur Entgeltbescheinigung - Kommentierung

Verordnung zur Entgeltbescheinigung - Fallbeispiele

Vorteile der Entgeltbescheinigungsverordnung für Arbeitgeber

Durch die erstmalige verbindliche bundeseinheitliche Verordnung sind Begriffe wie "Gesamtbruttoentgelt", "Nettoentgelt" erstmals einheitlich definiert. Dies ist von Bedeutung für die Erstellung von Verdienstbescheinigungen, da nun definiert wurde, welche Bezüge / Abzüge zum Brutto oder zum Netto gehören. Durch die Vereinheitlichung können Entgeltbescheinigungen nun gegenüber Dritten zum Nachweis verwendet werden. Es handelt sich um eine Kann-Bestimmung. Sozialleistungsträger sind nicht verpflichtet Entgeltbescheinigungen nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO. anstelle von Entgeltnachweisen anzunehmen. Es ist anzunehmen, dass Sozialleistungsträger nach wie vor das Ausfüllen von Verdienstbescheinigungen verlangen werden. Damit entsteht hieraus kein Vorteil für Arbietgeber.

Vorteile der Entgeltbescheinigungsverordnung für Arbeitnehmer

Durch die erstmalige verbindliche bundeseinheitliche Verordnung sind Begriffe wie "Gesamtbruttoentgelt", "Nettoentgelt" erstmals einheitlich definiert. Dies ist von Bedeutung für die Vergleichbarkeit von Entgeltbescheinigungen nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO. Entgeltbescheinigungen aus verschiedenen Lohnprogrammen oder von verschiedenen Arbeitgebern sind nun direkt vergleichbar, wenn sie den Hinweis enthalten, dass sie nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO erstellt wurden.

Auswirkungen der Entgeltbescheinigungsverordnung auf den Druck der Entgeltabrechnung

Die Vorschriften der Entgeltbescheinigungsverordnung haben erhebliche Auswirkungen auf den Druck der monatlichen Lohnabrechnung. Durch die neue einheitliche Definition des Gesamtbruttoentgelts müssen Arbeitgeberanteile zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) und die Arbeitgebereiträge zur Zukunftssicherung in der Lohnabrechnung anders dargestellt werden.

Arbeitgeberanteile zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) dürfen nicht mehr zum Gesamtbruttoentgelt addiert werden und können künftig nur noch statistisch angedruckt werden. Arbeitgebereiträge zur Zukunftssicherung müssen im Bruttoteil informativ dargestellt werden. Das betrifft beim Baulohn den Anteil für die Zusatzversorgung im ZVK-Beitrag. Im Öffentlichen Dienst sind ZVK/VBLU - Beiträge betroffen.

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